Vi på SmartStudies hanterar dina personuppgifter med största säkerhet, i enlighet med rådande lagstiftning, vilket från och med den 25 maj 2018 bland annat är EU:s dataskyddsförordning, GDPR. I denna policy beskriver vi bland annat om hur vi samlar in personuppgifter, syftet med insamlingen av personuppgifterna, vilka rättigheter du har gällande vår hantering av personuppgifterna och hur du kontaktar oss. Policyn är tillämplig för dig som använder våra hemsidor, appar samt andra tjänster och digitala verktyg som hanteras av SmartStudies.
Om personuppgifter och vår behandling av personuppgifter
Personuppgifter är all information som kan kopplas till en identifierad eller identifierbar fysisk person. Det innebär att ett antal typer av information, exempelvis namn och kontaktuppgifter, IP-adresser, inskickat material för tävlingar, val och beteenden med mera kan vara personuppgifter. Behandling av personuppgifter är allt som sedan görs med personuppgifterna. Det kan vara allt från insamling och organisering av personuppgifterna till läsning, användning, justering och borttagande av information – oavsett om det sker av ett system eller av en fysisk person.
Kategorier av registrerade – SmartStudies
3.1. Kontaktförfrågan
När du lämnar en kontaktförfrågan till oss samlar vi in och lagrar personuppgifter om dig i form av namn, telefonnummer, e-postadress, behov av tjänsten, studierelaterad information och kontakt-historik. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna kontakta dig i enlighet med din förfrågan och för att kunna skicka erbjudanden och studietips under den tid som de kan anses vara av fortsatt hjälp/intresse. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att hantera din kontaktförfrågan. Detta berättigade intresse utgör en rättslig grund för oss att spara dina personuppgifter. Vi har bedömt att vårt berättigade intresse av att hantera din kontaktförfrågan väger tyngre än ditt intresse av skydd för din personliga integritet. Vi lagrar dina personuppgifter hos oss under den studerandes förväntade studietid. Om information om förväntad studietid saknas sparas uppgifterna i högst 4 terminer (24 månader) efter senaste kontakt.
3.2. Befintliga kunder
När du är kund hos oss samlar vi in och lagrar personuppgifter om dig i form av namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, betalningsinformation, behov av tjänsten, studierelaterad information och kontakt-historik. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig i syfte att kunna tillhandahålla de tjänster du köpt, för att kunna administrera avtalet och för att kunna skicka erbjudanden och studietips. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra och administrera avtalet med dig och utgör den rättsliga grunden för oss att spara dina personuppgifter. Behandlingen av dina personuppgifter är också nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att du får relevant information i form av erbjudanden och studietips. Detta berättigade intresse utgör en rättslig grund för oss att spara dina personuppgifter. Vi anser att vårt berättigade intresse av att kunna ge dig information om erbjudanden och studietips väger tyngre än ditt intresse av skydd för din personliga integritet. Vi lagrar dina personuppgifter hos oss så länge du använder vår tjänst och därefter högst fram till dess att studietiden avslutas, eller så länge det finns en rättslig skyldighet att behålla informationen. Till exempel finns en rättslig skyldighet att spara allt som ingår i bokföringen i minst i sju år enligt Bokföringslagen. Om information om förväntad studietid saknas sparas uppgifterna i högst 4 terminer (24 månader) efter senaste kontakten.
3.3. Tidigare kunder
Som tidigare kund hos oss har vi samlat in och lagrat personuppgifter om dig i form av namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, betalningsinformation, behov av tjänsten, studierelaterad information och kontakt-historik. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna följa upp den studerandes fortsatta studieutveckling under studietiden, för att kunna skicka erbjudanden och studietips som kan vara av fortsatt hjälp/intresse samt för att kunna efterleva de rättsliga krav som ställs på oss enligt relevant lagstiftning. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att du får relevant information i form av erbjudanden och studietips. Detta berättigade intresse tillsammans med de rättsliga krav som ställs på oss enligt lag utgör rättslig grund för att spara dina personuppgifter. Vi har bedömt att vårt berättigade intresse av att ge dig information om erbjudanden och studietips väger tyngre än ditt intresse av skydd för din personliga integritet. Vi lagrar dina personuppgifter hos oss högst fram till dess att studietiden avslutas, eller så länge det finns en rättslig skyldighet att behålla informationen. Till exempel finns en rättslig skyldighet att spara allt som ingår i bokföringen i minst i sju år enligt Bokföringslagen. Om information om förväntad studietid saknas sparas uppgifterna i högst 4 terminer (24 månader) efter senaste kontakten.
3.4. Konto jobbportal – Lärare, mentor m.fl.
När du registrerar ett konto på vår jobbportal samlar vi in och lagrar personuppgifter om dig i form av namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, kön, sökt tjänst, information i personligt brev, CV, övriga meriter, utbildningsinformation, tillgänglighet, anteckningar och summeringar från intervjuer. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna kontakta dig i enlighet med din förfrågan om att bli kontaktad och för att kunna skicka information om de tjänster som kan vara aktuella för dig. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att hantera ditt konto på vår jobbportal och att du får information om aktuella tjänster. Detta berättigade intresse och/eller ditt samtycke till detta utgör en rättslig grund för oss att spara dina personuppgifter. Vi har bedömt att vårt berättigade intresse av att kunna ge dig information om aktuella tjänster väger tyngre än ditt intresse av skydd för din personliga integritet. Vi lagrar dina personuppgifter så länge du har kvar ditt konto hos oss. Dock högst 5 år efter senaste kontoaktiviteten eller 3 månader efter avregistrerat konto.
3.5. Ansökan jobbportal – Kontoret
När du skickar in en ansökan på vår jobbportal samlar vi in och lagrar personuppgifter om dig i form av namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, kön, sökt tjänst, information i personligt brev, CV, övriga meriter, utbildningsinformation, tillgänglighet, anteckningar och summeringar från intervjuer. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna kontakta dig i enlighet med din förfrågan om att bli kontaktad och för att kunna skicka information om de tjänster som kan vara aktuella för dig. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att kunna kontakta dig i enlighet med din förfrågan och för att kunna skicka information om aktuella tjänster. Detta berättigade intresse utgör en rättslig grund för oss att spara dina personuppgifter. Vi har bedömt att vårt berättigade intresse av att kunna komma i kontakt med dig och ge dig information om aktuella tjänster väger tyngre än ditt intresse av skydd för din personliga integritet. Vi lagrar dina personuppgifter i 2 år efter senaste kontakt eller tills dess att den aktuella tjänsten har tillsatts.
3.6. Nuvarande anställda – Lärare, mentor m.fl.
När du är anställd hos oss samlar vi in och lagrar personuppgifter om dig i form av namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, kön, sökt tjänst, information i personligt brev, CV, övriga meriter, utbildningsinformation, tillgänglighet, anteckningar och summeringar från intervjuer, lönehistorik och konto-information. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig i rollen som arbetsgivare, för att kunna administrera avtalet och för att kunna skicka dig relevant information kopplad till din tjänst. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att dels fullgöra och administrera avtalet, men även för att tillgodose vårt och ditt intresse av att du får relevant information kopplad till din tjänst. Denna avtalsgrund utgör en rättslig grund för oss att spara dina personuppgifter. Vi lagrar dina personuppgifter hos oss så länge du är anställd hos oss och därefter 2 år efter avslutad tjänst eller tills rättslig skyldighet att behålla uppgifterna inte längre åligger oss.
3.7. Tidigare anställda – Lärare, mentor m.fl.
Som tidigare anställd hos oss har vi samlat in och lagrat personuppgifter om dig i form av namn, adress, personnummer, telefonnummer, e postadress, kön, sökt tjänst, information i personligt brev, CV, övriga meriter, utbildningsinformation, tillgänglighet, anteckningar och summeringar från intervjuer, lönehistorik och konto-information. Vi behandlar dina personuppgifter för att efter avtalet kunna kontakta den tidigare anställda med information men även för att kunna efterleva de rättsliga krav som ställs på oss enligt relevant lagstiftning. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse´ av att efter avtalet kunna kontakta dig. Detta berättigade intresse tillsammans med de rättsliga krav som ställs på oss enligt lag utgör rättslig grund för att spara dina personuppgifter. Vi har bedömt att vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig väger tyngre än ditt intresse av skydd för din personliga integritet. Vi lagrar dina personuppgifter hos oss i 2 år efter avslutad tjänst eller så länge det finns en rättslig skyldighet att behålla informationen. Till exempel finns en rättslig skyldighet att spara allt som ingår i bokföringen i minst i sju år enligt Bokföringslagen där bland annat inbetalning av skatt och sociala avgifter för arbetstagaren ingår.
Övriga syften för behandling av personuppgifter
Den data vi samlar in i samband med att du interagerar med våra digitala kanaler och tjänster behandlas av SmartStudies och våra partners främst för följande syften, utöver eventuella syften som redogörs för ovan: – För statistik, analyser och marknadsundersökningar – För systemadministration – För att kunna testa, utveckla, leverera och förbättra våra sidor, produkter, tjänster, erbjudanden med mera – För att kunna skapa och rikta mer relevant kommunikation, erbjudanden & tjänster, bland annat utifrån segmentering och kundprofilering
Uppgifter som behandlas är exempelvis namn, adress, postadress, e-postadress, telefonnummer, identifikationsuppgifter, information om din användning av SmartStudies tjänster och produkter och transaktionshistorik och för vissa tjänster även bilder och platsinformation. I förekommande fall kan även personnummer och kortuppgifter behandlas. Vidare kan SmartStudies komma att samla in teknisk data om de enheter du använder för att få tillgång till SmartStudies digitala kanaler, däribland IP-adress, unikt enhets-ID, typ av webbläsare och cookieinformation. Insamlingen som beskrivs här sker exempelvis genom att du anger dina personuppgifter i olika formulär på våra digitala kanaler eller dess tjänster, att du kommunicerar med SmartStudies via andra av SmartStudies plattformar, i sociala´ medier, lämnar synpunkter i våra kontaktformulär eller via telefon, laddar ned material från SmartStudies webbsidor eller anmäler dig till evenemang som SmartStudies anordnar. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att kunna utveckla våra tjänster. Detta berättigade intresse utgör en rättslig grund för oss att spara dina personuppgifter. Vi har bedömt att vårt berättigade intresse av att av att kunna utveckla våra tjänster väger tyngre än ditt intresse av skydd för din personliga integritet. Personuppgifterna kommer att behandlas av oss endast så länge som det behövs för att uppfylla ändamålen med behandlingen eller för att fullgöra SmartStudiess rättsliga skyldigheter, dock ej längre än vad som i förekommande fall anges för behandling av uppgifter ovan.
Vilken typ av direktmarknadsföring vi gör och hur du avstår från den
Vi använder oss av direktmarknadsföring till dig som främst sker via e-post, sms, direktpost eller riktad annonsering. Vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring baserat på vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda dig nya tjänster. Vi anser att vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda dig nya tjänster väger tyngre än ditt intresse av skydd för din personliga integritet. Du kan dock enkelt avstå från direktmarknadsföring via e-post eller sms genom att klicka på en länk eller besvara de meddelanden vi skickar ut. I övrigt är det bara att kontakta oss på personuppgifter@smartstudies.se för att sluta erhålla direktmarknadsföring.
Minderåriga och våra tjänster
Genom att tillhandahålla personuppgifter till SmartStudies, samtycker du till att vi behandlar dina personuppgifter. Du försäkrar också om att du är 18 år eller äldre, alternativt att du har målsmans eller vårdnadshavares samtycke gällande att vi behandlar dina personuppgifter. Notera att du kan återkalla ditt samtycke när du vill genom att kontakta oss. Kontaktuppgifter för detta finner du längre ned.
Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Vi kan komma att dela dina personuppgifter med andra företag och organisationer som behandlar personuppgifter för vår räkning. Detta sker för att vi skall kunna bedriva och utveckla vår verksamhet, exempelvis genom undersökningar, tester och analys eller leverans av tjänster. Dessa leverantörer kallas för personuppgiftsbiträden. När personuppgifter delas med våra personuppgiftsbiträden sker det endast för de ändamål som vi har angivit och överföringen av personuppgifter sker alltid med största säkerhet. Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier för säkerhet och sekretess för personuppgifter. Vi ingår även skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden där de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt de begränsningar och krav som gäller vid internationell överföring av personuppgifter. SmartStudies samarbetar enbart med personuppgiftsbiträden som hanterar data inom EU/ESS eller med företag som finns lokaliserade i ett land utanför EU/EES som genom beslut från EU kommissionen har ansetts säkerställa en så kallad adekvat skyddsnivå. Delning kan även ske för att följa regler och lagstadgade krav genom exempelvis kontroll av medarbetare mot belastningsregistret.
Hur dina personuppgifter skyddas
Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till dina personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.
Dina rättigheter och val
Du har ett flertal rättigheter gällande vår behandling av dina personuppgifter och du kan påverka din information och hur den lagras. Du har rätt att begära ett registerutdrag av alla personuppgifter vi har om dig, rätt att begära att vi rättar felaktiga uppgifter och rätt att begära att vi ska radera dina personuppgifter. Du har också rätt att begära att vi begränsar dina personuppgifter och du har rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling vi gör. Du har också rätt att begära ut dina personuppgifter för att kunna ta med dem till en annan aktör (s k. dataportabilitet). Om du vill utöva någon av dina rättigheter kontaktar du oss genom mail till personuppgifter@smartstudies.se. Vi välkomnar även dina tankar och åsikter kring hur dina personuppgifter behandlas och hur dina rättigheter respekteras. Kontakta oss gärna om du skulle ha några frågor eller synpunkter genom att maila oss på personuppgifter@smartstudies.se. Skulle du vilja klaga på hur vi behandlar dina uppgifter kan du kontakta datainspektionen som är tillsynsmyndighet med synpunkter per mail till e-postadressen datainspektionen@datainspektionen.se eller per samtal till nummer 08-657 61 00.
Så hanterar vi Cookies
En cookie är en bit information som en hemsida sparar på en besökares dator och som i vissa fall kan anses vara en personuppgift. Vi använder cookies på våra hemsidor för att ge dig som besökare tillgång till olika funktioner. I en cookie är det möjligt att se/följa en användares surfande och vi använder cookies för att administrera och anpassa dina besök i våra onlinetjänster samt erbjuda tillgång till särskilt utvalda delar i våra tjänster Vi använder även cookies på vi ska kunna föra statistik över hur webben används, samt för att kunna rikta marknadsföring och erbjudanden till dig. Om du vill veta när din enhet tar emot en cookie, kan du ställa in din webbläsare så att den meddelar dig om det. På så vis har du möjlighet att acceptera eller avvisa en cookie. Din enhet kan också ställas in så att den avvisar samtliga cookies. För det fall du väljer att inte acceptera cookies, vänligen notera att vissa funktioner i våra onlinetjänster inte längre kommer att fungera såsom avsett.
Länkar till andra hemsidor
Denna policy gäller enbart för de personuppgifter som SmartStudies behandlar inom ramen för våra digitala kanaler. Ibland innehåller våra sidor länkar till andra hemsidor eller material från tredje part. Dessa länkar finns endast i informationssyfte och då SmartStudies saknar kontroll över innehållet på dessa hemsidor, kan vi inte ansvara för dess innehåll. Om du följer en länk till en annan webbplats, uppmanar vi dig att granska avtalet för behandling av personuppgifter och cookies på den gällande hemsidan.
Våra kontaktuppgifter
SmartStudies SmartStudies.se Bangatan 1 222 21 Lund, Sverige personuppgifter@smartstudies.se
Ändringar i policyn
SmartStudies kan komma att ändra denna policy med anledning av bland annat ändringar i gällande dataskyddslagstiftning. Den senaste versionen kommer alltid att vara tillgänglig på vår hemsida.
